Hold et effektivt møde - Få 5 tips til at effektivisere dine møder

30 apr 2019 by Claire Schembri

læsetid: 4 minutter

Formår du ikke at holde et effektivt møde? Benyt disse 5 tips til at effektivisere møderne i din virksomhed – slut med kedelige og langtrukne møder, der aldrig når i mål.

Når du hører ordet ’møde’, løber der sikkert mange billeder og scenarier igennem dit hoved, som alle kan forbindes med mødesituationer, du tidligere har været i. Og hvor mange af dem er positive? Der er med stor sandsynlighed en del negative konnotationer til ordet møde, og hvis du selv står for at afholde møder, er der sikkert endnu flere af den slags. Og det er jo synd, for møder kan være yderst effektive og givende, hvis du formår at gøre det rigtigt.

Men hvad er et effektivt møde egentlig? For de fleste vil et effektivt møde være et, hvor der opnås et mål, en beslutning, konsensus eller et resultat, som imødekommer formålet med mødet. Men i virkeligheden er det op til dig selv at bedømme, hvad der for dig og din virksomhed er definitionen på et effektivt møde. Det konkrete udbytte vil selvfølgelig variere alt efter virksomheden og mødets formål.

Fælles for de fleste virksomheder er dog, at møder bliver prioriteret over mange andre arbejdsopgaver, som også kan være vigtige. Og det er også fint, så længe mødet er effektivt, og udbyttet er anvendeligt og værdifuldt. Ineffektive møder spilder dog både din og dine kollegaers tid og kan derfor være bekosteligt for virksomheden.

Bærer dine møder præg af følgende punkter, er det en god ide at følge de fem tips til et mere effektivt møde: 

  • Spildtid
  • Manglende rød tråd og for mange sidespor
  • Løse ender og ubesvarede spørgsmål ved mødets ende
  • Omgivelser og udstyr til mødelokalet, der ikke motiverer og inspirerer
  • Umotiverede deltagere
  • Dårlig mødekultur

1. Hav et konkret formål

 

Kun ved at vide hvad formålet er, ved du, når målet er nået. Hermed undgår du af afslutte møder med løse ender og beslutninger, der ikke er blevet truffet. Dette er nok det vigtigste tip at følge for at opnå et effektivt møde. Det er også det første step at tage, efter det er afgjort, at der skal holdes et møde. Det er enormt vigtigt at overveje, hvorfor mødet skal afholdes og dermed også at overveje, hvorvidt mødet overhovedet er nødvendigt.

Er mødet nødvendigt, så vær sikker på, at du har konkretiseret, hvad der skal opnås med mødet, og hvad du har brug for at få ud af det. En hjælp hertil kan være først og fremmest at tage stilling til, hvilken type møde der er tale om. Skal mødet omhandle idégenerering, problemløsning, beslutningstagen, information eller måske noget helt femte? Dette er vigtigt at have styr på, for at kunne afgøre, hvilken retning mødet skal gå i samt hvad målet er.

At være velvidende og konkret om, hvad der stræbes efter at opnå ved mødet, betyder at mødet med meget højere sandsynlighed vil nå til en konklusion eller et mål. Det sparer tid i den lange ende, da du slipper for komplikationer på grund af misforståelser eller opfølgende mini-møder, for at få ordentligt styr på alt det, der skulle have været taget hånd om til det første møde.

Husk dog at følge op på mødet de kommende dage. Hermed menes ikke løse ender, for dem får du styr på, inden mødet ophæves. I stedet menes der, at de konklusioner i er kommet frem til under mødet, skal føres til handling. Det sker nemlig alt for ofte, at der træffes gode beslutninger, som aldrig når ud i livet, da de enten bliver glemt eller drukner i andre opgaver, som pludseligt synes mere relevante, da de er her-og-nu.  

2. Forbered dig grundigt

 

For at nå målet for mødet, er det vigtigt ikke at lade det løbe ud på et sidespor, hvor svaret ikke findes. Et effektivt møde er altså ’to the point’ og har en rød tråd, som holder sig til relevante emner, der er behjælpelige med at finde frem til løsningen. Ved at forberede dig grundigt, undgår du dermed også spildtid, som er en af de største problematikker i det ineffektive møde.

Under forberedelsen til mødet er det relevant at komme omkring følgende punker:

  • Lav en dagsorden med punkter, I skal nå at komme omkring til mødet. Vær konkret i dagsordenen ved at tilføje alt, der er nødvendigt og udelad det, der ikke nødvendigvis gavner formålet. Husk også at gå dagsordenen igennem ved mødets start, så alle deltagere kan være velforberedte og informerede om mødets fokuspunkter.

  • Overvej grundigt, hvem der skal deltage i mødet. Der kan spares masser af tid og energi ved at ”caste” de mest kompetente og relevante medarbejdere til formålet. Ligeledes bør du forinden mødets start have styr på, hvem der har ansvar for hvad.

  • Estimér hvor lang tid mødet kommer til at vare, og vær igen så præcis, som muligt. Faktisk er det mere effektivt at sætte estimatet til at være forholdsvis kort, i forhold til hvad der skal nås. Dette skyldes, at mødets deltagere vil være bevidste om, at tiden ikke kan trækkes ud, da alle punkter på dagsordenen skal være diskuterede og afsluttede, når tiden går mod mødets sluttidspunkt. Dermed holdes der fokus på emnet – det er effektivt!

  • Du kan spare rigtigt meget tid ved at have styr på alt elektronisk udstyr, computerprogrammer, printede dokumenter og filer, der skal benyttes under mødet. Hav det åbent fra mødets start og vær sikker på, at det hele virker, som det skal.

 

Står du selv for at planlægge mødet? Det betyder ikke nødvendigvis, at du selv skal tage ansvaret for hele mødets gang. Du kan sagtens spørge dine kollegaer, om de vil stå for dele af mødet – husk blot at informere dem i god tid, så de kan nå at forberede sig inden mødet. Ellers risikerer du, at det spilder mere tid, end hvis du selv havde påtaget dig opgaven.

Hold et effektivt møde Photo by Startaê Team on Unsplash

3. Lad de fysiske rammer inspirere

 

Apropos velforberedte og velovervejede møder, så sker det ofte, at mødets fysiske rammer ikke skænkes en tanke. Det er en stor fejl, da mødets udbytte i den grad kan påvirkes af miljøet, som har stor indflydelse på, hvordan deltagerne oplever mødet.

Her er det en god ide at gå tilbage til tip 1, hvor du har taget stilling til hvilken type møde, der er tale om. Er der eksempelvis behov for, at der bliver tænkt kreativt og ud af boksen, kan det være fordelagtigt at holde mødet på en utraditionel måde – det kunne eventuelt få gang i det kreative flow at afholde mødet udendørs, som en walk-and-talk eller blot i et mere afslappet miljø, end det traditionelle, kedelige mødelokale.
Vær dog opmærksom på, at selvom et rart og komfortabelt miljø kan være inspirerende og motiverende, så bør det ikke være for komfortabelt. Hermed risikerer du nemlig, at mødet ikke bliver givet den seriøsitet og professionalisme, der er nødvendig for at opnå et effektivt møde. Tænkt derfor velpolstrede stole fremfor dvaske sofaer samt effektivt og velfungerende elektronisk udstyr fremfor underholdende og unødvendige gadgets.

Det er derudover yderst vigtigt at vide, hvilket udstyr til mødelokaler, der er behov for til netop dit møde. Har du brug for computer, audio og video for at kunne foretage et videomøde? Skal du bruge en skærm eller projektor til at fremvise dokumenter, grafer eller billeder? Bliver der behov for kaffe eller andre forfriskninger? Sørg for at have styr på alle disse overvejelser om udstyr til mødelokalet, så du undgår uforudsete pauser og komplikationer, men i stedet får mest muligt ud af mødet.

4. Inddrag og motiver mødets deltagere

 

Godt, så er der ved at være styr på metoder til at undgå spildtid. Men hvad nytter et møde, som går lige til sagen, hvis ikke mødets deltagere er motiverede til at gøre en indsats? Som for dig selv, gælder det formegentligt også for mange af dine kollegaer, at de har negative associationer til ordet ”møde”. Et godt og effektivt møde vil dog være i stand til at ændre disse holdninger, og det er især effektivt at inddrage deltagerne og lade dem føle, at de har indflydelse på udbyttet.

Derfor er det igen relevant at sikre, at mødets deltagere kun består af fagfolk, der kan bidrage til mødets formål. Det kan nemlig mærkes, hvis man ikke hører til eller gør gavn, og det er derfor bedst ikke at inkludere dem, der ikke gavner formålet. Dermed opnår du et team til mødet, som består af kompetente mennesker, der alle føler, at de har noget at bidrage med.

En god måde at motivere mødets deltagere er at give dem en følelse af, at de bliver hørt. Dette kan du eksempelvis gøre ved at nedskrive de pointer, de ytrer. Du kan endda få dem til selv at nedskrive dem et synligt sted, såsom på en tavle eller et white board, for at få dem i bevægelse. Jo større handling der lægges i det, jo større vil betydningen synes. Derudover vil det anderledes tiltag overraske, og det er altid effektivt at gøre noget, der ikke forventes. Det motiverer deltagerne til at bidrage, og det sørger tilmed for, at mødet bliver husket og bliver betragtet som en positiv oplevelse.

Giv også deltagerne en positiv oplevelse ved at være positiv og begejstret for alles input, da det motiverer til at blive ved med at være aktivt deltagende. Er der nogle, der ikke deltager, kan du ligeledes adspørge dem på en åben måde såsom ”hvad tænker du om det?”, ”har du noget at sige til det?” eller ”har du noget at tilføje?”. Dette giver dem en følelse af, at deres mening har betydning, men uden at de føler sig angrebet. Giver du dine kollegaer en god oplevelse til mødet, vil det med stor sandsynlighed møde op til det næste møde med optimisme og gåpåmod.

 5. Hav en fast mødekultur  

 

Slutteligt er det også yderst vigtigt at have en intern enighed om, hvordan man som deltager ved et møde, bør opføre sig. Afhold eventuelt et kort møde eller hold et oplæg i virksomheden, hvor du og dine kollegaer bliver enige om, hvad god mødekultur betyder for jer. Det tager måske noget tid, men det er det værd i den lange ende, da god mødekultur er et vigtigt aspekt i effektivisering af møder.

Du kender med sikkerhed til scenariet, hvor en deltager kommer snigende ind ad døren 10 minutter for sent. Det forstyrrer ikke kun, men det betyder også ofte, at deltageren ikke er aktivt deltagende i resten af mødet, da vedkommende er gået glip af en vigtig del af mødet – nemlig introduktionen. Drøft eventuelt hvad der skal ske, hvis en deltager kommer for sent til mødet. Skal de udelades fra hele mødet? Skal de give en kvaje-kage? Og husk så selv, at du, hvis du står for mødet, bør du komme et par minutter før tid.

Aftal også om det er i orden at benytte telefoner under mødet. Er det ikke det, kan du foreslå, at alle telefoner skal slukkes inden mødet, eller at de skal afleveres i en fælles kasse og først udleveres igen, når mødet er slut.

Drøft også, hvordan det afgøres, hvem der skal have ordet, så der ikke bliver talt oveni hinanden. Her er et godt tip at aftale, at deltagere skal række hånden op og blive tiltalt, før de åbner munden. Nok virker det ikke så voksent og professionelt, men der er altså en grund til, at metoden bliver benyttet i skolen – det virker!

Sidst, men bestemt ikke mindst, bør du i fællesskab med dine kollegaer opnå enighed omkring, hvordan I kommunikerer sammen til møder. Husk på at det næsten altid er mest effektivt at være konstruktiv frem for kritisk samt positiv, eller i hvert fald realistisk, frem for negativ og nedladende. Påskøn hinandens input og argumentér for jeres holdninger, så kommer I rigtig langt!

Opsummering

 

Konkluderende kan det effektive møde koges ned til 5 simple punkter, som du bør huske på:

  • Der skal være klarhed omkring mødets formål
  • Mødet skal være velforberedt, både i forhold til indhold, deltagere og værktøjer
  • De fysiske rammer skal stemme overens med mødets indhold og formål
  • Alle mødets deltagere skal have en god oplevelse og bør inddrages i debatten
  • Der skal opnås enighed om, hvordan I til møder agerer og taler med hinanden.

Forgot my password

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore loresed.