Sådan ser fremtidens konferencelokale ud

25 apr 2019 by Claire Schembri

læsetid: 7 minutter

Er dit konferencelokale klar til fremtiden? Få det bedste udbytte af udstyr til konferencelokaler - bliv klogere på, hvordan teknologi til konferencelokaler kan fremtidssikre dine lokaler!

Photo by Drew Beamer on Unsplash

 

 

Får dine konferencelokaler din virksomhed til at fremstå i det bedste lys? Det er nemlig vigtigt, hvis du ønsker, at din virksomhed giver et positivt indtryk og forbliver respekteret. Dit konferencelokale kan hjælpe dig med at opnå dette, hvis du sikrer, at det er inspirerende lokaler, hvor alt virker som det skal - inklusive teknologien! På den måde kan du afholde konferencer, der overgår deltagernes forventninger, efterlader et varigt, positivt indtryk samt motiverer og inspirerer deltagerer og bidragsydere.

I dette blogindlæg kigger vi nærmere på nogle af de kommende trends, der vil påvirke måden hvorpå vi indretter konferencelokaler i fremtiden.

Styrk din virksomheds image

 

Uanset om din virksomhed selv afholder konferencer og events eller hjælper andre virksomheder med konferencer, er det enormt vigtigt, at udstyret i konferencelokalet er af høj kvalitet. Den oplevelse du giver konferencedeltagerne kan have stor betydning for dit omdømme. Hvis dit udstyr er forældet eller ikke virker ordentligt, kan din virksomhed - eller den virksomhed du hjælper - fremstå uprofessionel. Det kan tilmed have en betydning for din konkurrenceevne på længere sigt.

Der er konkurrence indenfor enhver branche, og konkurrencen vil sandsynligvis kun blive større i fremtiden. Det er derfor essentielt at opretholde sin relevans og konkurrenceevne for at fremtidssikre virksomheden og bevare respekt og interesse for din virksomhed over tid.

Det kræver en stor indsats og hårdt arbejde at forblive relevant som virksomhed, men hvis I allerede afholder konferencer er det et skridt i den rigtige retning! Når virksomheden afholder konferencer, bliver den positioneret som ekspert og autoritet indenfor et givent fagområde. At samle fagpersoner til spændende oplæg og netværk events viser nemlig, at det du og din virksomhed beskæftiger sig med, betyder noget for jer. Herudover signalerer det også, at I har et fremadrettet syn og et ønske om at lære og blive bedre; et vigtigt - og positivt signal overfor dem, der danner sig et billede af din virksomheds identitet.

Et moderne konferencelokale udstyret med den seneste teknologi indikerer desuden, at du og din virksomhed er progressive og innovative - hvilket er med til at skabe et styrket image omkring virksomheden. At teknologien fungerer præcis, som det er tiltænkt, giver tilmed alle deltagere en mindeværdig oplevelse af konferencen, som de kan dele i deres netværk.

Aktivering af sanserne

 

En konference bestående af et eller flere småkedelige oplæg efterfulgt af en kop kaffe og netværk, som jo egentlig blot er small talk og udveksling af visitkort, er ikke længere tilstrækkeligt. Hvis dine konferencer skal være en succes nu og i fremtiden, er det essentielt, at dine deltagere bliver inspirerede og motiverede. Tænk over det – en deltager har taget sig tid - måske i en presset kalender - til at møde fysisk op til en konference. Er det så ikke validt at antage, at denne person forventer at opleve noget, der er lidt ekstraordinært? Et veldesignet konferencelokale kan hjælpe dig til at imødekomme - og overgå - deltagernes forventninger.

Undersøgelser viser, at deltagere ved en konference responderer godt på stimuli af deres sanser. Det kan hjælpe til, at deres interesse og engagement øges, og at de derudover netop får det ønskede indtryk af, at de oplever noget specielt og unikt.

Det kan opnås på en række måder med hjælp fra teknologien i konferencelokalet:

  • Gør konferencens præsentationer visuelt spændende. Det kan du gøre ved at inkludere billeder, video eller æstetisk grafik. Faktisk kan det være så simpelt som at gøre lidt ekstra ud af overgangene i Powerpoint præsentationen.

  • Stimulér også med lyd, hvilket bl.a. kan gøres ved at afspille diskret baggrundsmusik, når der ikke er en præsentation i gang. Du kan med fordel sikre høj lydkvalitet og volume, så alle deltagere tydeligt kan høre, hvad der foregår.

  • Ud over teknologien bør andet udstyr og den generelle indretning af konferencelokalet også overvejes grundigt, da det i høj grad kan være med til at stimulere deltagernes sanser og forbedre atmosfæren i lokalet. Det kan omfatte lys, kunst på væggene, planter på bordene eller måske sikre, at en evt. flot udsigt er synlig fra lokalet.

  • Teksturer er yderst effektive til at stimulere følesansen, og du kan derfor med fordel indrette dine konferencelokaler med adskillige teksturer. Du kan opnå et lokale fyldt med forskellige teksturer ved at indrette med tæpper, møbelpolstring, gardiner og brugskunst med teksturer, der kan skabe kontraster - ru vs. blød, naturlig vs. syntetisk, mat vs. blank.

Det kan godt være, at det lyder lidt for hyggeligt til de associationer du har om konferencer, men trenden for professionelle lokaler, der benyttes til at inspirere og sætte gang i tankerne, er, at disse vil få et mere hjemligt udtryk. 

teknologi til konferencelokaler Photo by Nastuh Abootalebi on Unsplash

En del af forberedelsen

Tænk på investering i moderne teknologi til konferencelokaler som en del af forberedelsen til de individuelle konferencer, der skal afholdes i lokalerne efterfølgende. Ved at vælge den rette teknologi i konferencelokalet og sikre, at det virker optimalt sparer du dig selv tid i fremtidige forberedelser af konferencer. Udstyret er på plads, installeret og klar til brug, så du behøver ikke tale med hver enkelt oplægsholder for at sikre, at det nødvendige udstyr til den enkelte præsentation er tilgængeligt.

Ved at være forberedt og investere i den rette teknologi til dit konferencelokale, kan du også øge din virksomheds fleksibilitet. Fleksibiliteten sikrer, at nye eller ændrede teknologibehov ikke påvirker din virksomheds muligheder for at afholde konferencer. Det er nemlig så nemt, at du blot tænder den enhed, der bliver behov for, fremfor den du indtil nu har anset for at være nødvendig. Har du tilmed et AV-kontrolsystem, bliver det faktisk ikke nemmere. Det giver dig nemlig mulighed for at skifte mellem alle inputkanaler fra samme betjening, hvilket gør det til en uundværlig gadget i ethvert konferencelokale - specielt i et fremtidig et af slagsen.

Teknologi, der ikke bemærkes

 

Sætter du dig selv i ståstedet for den ansvarlige i ovenstående scenarie, hvordan tackler du så situationen? Du har været i kontakt med en oplægsholder, der skal præsentere på dagens konference. I har talt om, at vedkommende får brug for at tilslutte sin computer til en storskærm for at kunne fremvise sin præsentation. Men da foredragsholderen ankommer på dagen, giver vedkommende dog udtryk for, at der ikke kun skal tilsluttes en computer, men også en tablet.
Normalt vil sådan en situation formentlig kickstarte panikfølelsen hos dig, og præsentationen vil med stor sandsynlighed blive forsinket, imens du ihærdigt forsøger at finde en løsning, hvilket vil være til irritation for deltagerne. Det kan også være, at du og oplægsholderen finder frem til en løsning, hvor det ikke var nødvendigt at tilslutte tablet'en. Men vil oplægsholderen være tilfreds med dette?

Men du er faktisk helt rolig. Fordi du har taget forbehold for netop denne situation ved at implementere teknologi i konferencelokalet, der kan imødekomme alle teknologiske behov, der kan opstå. Og dette vil have en positiv effekt på præsentationen og konferencen som helhed.

I langt de fleste tilfælde bliver de tekniske udfordringer bemærket. Hvis du tænker tilbage på alle de konferencer eller events, hvor du lagde mærke til teknikken, vil du sikkert opdage, at det er når der er opstået problemer du husker det. Teknologi er nemlig mest bemærkelsesværdig, når den ikke fungerer, som den skal.
Derfor er det mest hensigtsmæssigt at stræbe efter at have udstyr til konferencelokalet, som altid fungerer optimalt og samtidig er så nemt at benytte, at det ikke vækker opsigt, når der interageres med de digitale værktøjer. Ved at holde betjeningen af teknologien diskret - eller usynlig - men samtidig sikre at de opsigtsvækkende og sansestimulerende aspekter fremvises, opnår du bedst en konference, hvor fokus er på indholdet – præcis, som det bør være.

Langtidsholdbar teknologi

 

Når du ønsker at skabe et fremtidssikret konferencelokale, der kan give dig og din virksomhed de bedst mulige resultater, er det essentielt at vælge teknologi, der er langtidsholdbar. Det betyder, at du skal forsøge at undgå trends og unødige gadgets, som ikke har noget reelt formål på lang sigt. Lige nøjagtig formålet med teknologien er vigtig, når du vælger teknologi til konferencelokaler. Har du en spændende gadget med i overvejelserne, så vurder først, om formålet med at benytte denne gadget, stadig vil være relevant i fremtiden.
Teknologisk udstyr til afspilning af lyd og video vil eksempelvis altid være relevant, da hverken lyd eller video er trends, der forsvinder igen. Begge dele har eksisteret og overlevet i så lang tid, at det er svært at forestille sig en verden – eller blot et konferencelokale – uden. Dermed vil investering i eksempelvis AV-systemer, som kan kontrollere både auditive og visuelle inputs, være en fremragende investering i fremtiden.

Et aspekt, der altid er værd at have med dine overvejelser omkring udstyr til konferencelokaler, er miljøet. Fremtiden vil i den grad være præget af miljørigtige løsninger på alle områder, og du kan derfor med fordel benytte teknologi til konferencelokaler, som hjælper miljøpåvirkningen i den rigtige retning.
Først og fremmest kan brugen af en skærm eller projektor være det miljørigtige valg, hvis det sammenlignes med alternativet, hvor al information printes ud til hver enkelt deltager for efterfølgende blot at blive smidt i skraldespanden. Så det er et fornuftigt sted at starte.
Derudover kan det være særdeles gavnligt at anskaffe sig energibesparende løsninger. Tænk blot på alle de gange, hvor du har forladt et konferencelokale. Har du nogensinde skænket det en tanke at slukke for lys og andet elektronisk udstyr, inden du forlod lokalet? Nej vel. Og det giver mening. Som nævnt bør hovedfokus for deltagere samt dem, der afholder konferencen, selvfølgelig være på konferencens indhold og aktiviteter. Her kan det være fordelagtigt at overveje udstyr som f.eks. en sensor, der registrerer, når der ikke har været bevægelse i lokalet i et valgt antal minutter. Dermed kan sensoren automatisk slukke for lys og andet elektronisk udstyr, når lokalet er blevet forladt og derved spare dig og miljøet for unødigt energiforbrug.
Disse sensorer findes også i touch-paneler, som er et intuitivt alt-i-en styresystem til konferencelokaler. Dermed kan du få alle de funktioner, du har behov for, samt muligheden for automatisk at lukke ned for hele systemet, når det ikke bliver brugt.

På neets.dk kan du finde information em alle typer udstyr til konferencelokaler, som kan hjælpe dig med at fremtidssikre dine lokaler. Her kan du læse mere om de omtalte teknologier, opdage nye, eller følge med i den altid fremadsigtede udvikling af optimerende teknologisk udstyr.

Hvorfor var det nu, at teknologi er en god idé?

 

Der er utallige fordele ved at tænke teknologien ind i fremtidsplanerne for dine konferencelokaler. Det kan opsummeres i seks punkter, hvorfor du skal optimere dine konferencelokaler med teknologisk udstyr:

  • Brugen af moderne teknologi viser, at du er engageret i og interesserer dig for omverdenen samt den konference, du afholder. Benytter du innovativ teknologi indikerer det ovenikøbet, at du har en solid fornemmelse af, hvordan samfundet ser ud, og hvor det bevæger sig hen.

  • Teknologi til konferencelokalet kan være særdeles behjælpeligt med at vække din konference og deltagerne ved at stimulere deres sanser, eksempelvis ved at benytte visuelle og auditive virkemidler.

  • Styrk din fleksibilitet og spar dig selv for ærgerlige og forstyrrende tekniske komplikationer ved at ruste dig med det udstyr og den teknologi, der kan blive behov for.

  • Opnå den ultimative konference - nemlig den, hvor der er absolut fokus på konferencens indhold og aktiviteter.

  • Invester i langtidsholdbar teknologi og oplev, hvordan det bliver ved med at være brugbart igen og igen og igen…

  • Gør noget godt for miljøet og for din egen elregning.