Sådan optimerer du konferencelokalet - vælg det rigtige udstyr

23 apr 2019 by Claire Schembri

læsetid: 9 minutter

Konferencelokalet bør ikke være et lokale, som medarbejderne hader at bruge. Lær hvordan du finder det rigtige udstyr til konferencelokalet, som hjælper medarbejderne med at holde effektive og produktive møder.

Photo by Jud Mackrill on Unsplash

 

Det kan til tider føles som om de første 10-15 minutter af et møde er spildtid pga. hændelser, som ikke burde forekomme.

  • Deltagere der kommer for sent til mødet
  • Møder uden en agenda
  • Deltagere der møder uforberedte op
  • Lyd i lokalet virker ikke ordentligt
  • Internetforbindelsen er ustabil, så videoopkaldet hele tiden bliver afbrudt
  • Mødet går over tid og forsinker starten af det næste møde

Der er hundredevis af andre grund til at en stor del af den tid, som allokeres til møder, spildes. Det er et kæmpe problem, specielt når research indikerer, at 10% af alle medarbejdere i EU arbejder remote en del af deres arbejdstid, og ikke mindre end 15% af en gennemsnitlig medarbejders tid bruges på møder!

 

Optimér konferenceoplevelsen for dine deltagere

 

En konference er mere end blot det faglige indhold - Det er en helhedsoplevelse. Denne oplevelse påvirkes mindst lige så meget af andre faktorer, end dem der udgør indholdet af de møder, foredrag eller taler, som er hovedessensen af konferencen. Og det er her gadgets til konferencelokalet kommer ind i billedet, da de kan være med til at påvirke helhedsoplevelsen positivt. Nogle af de aspekter, som gadgets kan være med til at forbedre, er:

  • Følelsen af, at effektivitet er højt prioriteret, og at den deltagende ikke spilder sin tid.
  • Oplevelsen af, at konferencen tages alvorligt og er forberedt grundigt.
  • En tryghed i, at dem der står for konferencen, er kompetente og professionelle.
  • At befinde sig i et miljø, som er inspirerende og motiverende.

Disse punkter hænger sammen og påvirker hinanden, og de kan løses på nemme måder, som vil blive belyst i de kommende afsnit. For at uddybe kan det siges, at det vigtigste er, at du viser dine konferencedeltagere, at i som virksomhed tager deres tid seriøst. Dette gør du ved ikke at spilde tiden på komplikationer, som med lethed kan undgås. Ved ikke at spilde deres tid, viser du samtidig, at du selv tager konferencen seriøst, og at der er lagt arbejde i at gøre det godt for de deltagende. Dette engagement og den ekstra indsats signalerer yderligere, at du og din virksomhed er kompetente, og har styr på det, i laver. Denne kompetence og professionalisme, i sammenhæng med det moderne og opdaterede udstyr, gør konferencen til en inspirerende oplevelse, som den deltagende vil nyde at være en del af.

Med en god helhedsoplevelse, der, ved hjælp af højteknologisk konferenceudstyr, opleves som strømlinet, professionel og værdifuld, vil konferencedeltageren gå derfra med en positiv følelse. Deltageren vil sætte pris på de effektive tiltag, og den gnidningsfri oplevelse vil med sikkerhed blive husket.

Hvad får din virksomhed ud af at benytte gadgets?

 

”Fedt for konferencedeltagerne, men hvad får jeg ud af det?” tænker du måske. Faktisk er de fleste af din virksomheds fordele afhængige af, at deltageren har en god oplevelse, så det er her fokus bør ligge for dig. Hvordan du afholder din konference, reflekterer din virksomhed til deltagerne, og deres positive oplevelse vil altså betyde, at de har en positiv opfattelse af virksomheden generelt.
At skabe et godt billede af din virksomhed er gavnligt, da det øger muligheden for, at der spredes positiv omtale om virksomheden.

Ved at benytte konferenceudstyr, der optimerer oplevelsen, vil din virksomhed blive opfattet som en professionel og nytænkende virksomhed, der har overskud – både mentalt og ressourcemæssigt – til at tage hånd om deres konferencedeltagere. Om det er medarbejdere i virksomheden eller udefrakommende, vil de opleve, at deres deltagelse er værdsat. Ligeledes vil overskuddet og overlegenheden styrke virksomhedens etos, således konferencedeltagerne vil få større tiltro til jeres kunnen.

Det er dog ikke udelukkende konferencedeltagerne, det positive udbytte afhænger af. Du og dine kollegaer vil selv få en betydeligt lettere og effektiv konferenceoplevelse. De smarte gadgets, der alle er med til at gøre styringen af diverse systemer nemmere og hurtigere, vil også spare jeres tid og bekymringer for, om alt kommer til at gå efter planen. Det kan selvfølgelig ikke garanteres, at alt går efter planen, men med brugervenlige gadgets øges sandsynligheden signifikant, da menneskelige fejl vil forekomme langt mindre.

Gadgets, der gør en forskel

 

Er du overbevist om, at det er fordelagtigt at investere i udstyr til konferencelokalet? Okay, så lad os få styr på, hvilke gadgets der kan gøre en forskel for dig og din virksomhed.

Til en konference vil du med høj sandsynlighed få brug for gadgets, der kan håndtere lyd og video. Med audioudstyr, såsom en audioforstærker, opnår du den optimale lyd til dit foredrag eller til afspilning af video og musik. Mange nøjes med at benytte det indbyggede audioudstyr, der er i den afspilningsenhed, der benyttes. Dette udstyrs kvalitet er dog ikke tilstrækkelig til at levere gennemtrængende, klar lyd. Det kan dog opnås med en audioforstærker, så konferencedeltagerne ikke skal anstrenge sig for at høre, hvad der bliver sagt. Grundet den høje lydkvalitet, vil det også være langt mere behageligt at lytte til, især hvis deltagerne skal lytte i lang tid ad gangen.
Audioudstyr er også fordelagtigt, hvis der skal foretages videokonferencer. Her er der ikke samme mulighed for at gentage sig selv eller rette op på fejl, som der er, når den talende er til stede fysisk. Derfor er det vigtigt, at det sidder lige i skabet første gang, hvilket kan klares med videokonferenceudstyr, såsom gadgets til bedre audio og video.

Til afspilning af videoer, får du ligeledes behov for gadgets, der gør dette nemmere. Som udgangspunkt er det essentielt at have de rette inputkanaler, så du kan tilslutte enheden, som videoen afspilles fra, til en skærm eller projekter. Hertil findes der input til eksempelvis VGA, HDMI eller USB. Vælg det input, du har behov for, eller gør dig selv en tjeneste og invester i dem alle, så enhver enhed kan tilsluttes uden komplikationer.

Langt de fleste konferencelokaler vil have gavn af et samlet styresystem til lyd, video, lys mm. Ved at kunne styre alle de vigtigste funktioner fra én enhed, bliver oplevelsen betydeligt nemmere for den person, der har ansvar for at håndtere disse funktioner. Dette kan blandt andet opnås med AV-udstyr, som kan have følgende funktioner:

  • Tænd/sluk
  • Skrue op og ned for volumen
  • Valg af inputkanal

Ønsker du en endnu mere omfattende AV-løsning, kan du kigge nærmere på touch-paneler. Denne brugervenlige løsning består af en touchskærm med mulighed for at interagere med mange forskellige enheder. Disse har som regel de samme funktioner som AV-udstyret samt flere muligheder for at styre flere enheder på én gang. Touch-panelet kan, ved hjælp af en holder, placeres på en bordplade præcis der, hvor den skal benyttes. Den kan også monteres på en væg. Touch-panelet er også yderst intuitivt at benytte, hvilket effektiviserer konferencen, da alle de tekniske aspekter kan kontrolleres fra én enhed.
Både touch-paneler og AV-systemer fås i forskellige størrelser og med varierende funktioner, så du kan finde en løsning, der opfylder alle de behov, du har for dit konferencelokale.

Tænker din virksomhed på miljørigtige løsninger? Eller har i blot et ønske om at spare penge? I så fald, kan et koblingsrelæ være behjælpeligt. Koblingsrelæet er nemlig i stand til at slukke for ethvert AV-system, som ikke er i brug. Dermed behøver du og dine kollegaer ikke at skænke AV-udstyret en tanke, når i forlader lokalerne, da de automatisk slår fra, hvilket kan gavne både jeres elregning og miljøet.
En sensor kan have lignende fordele, da den kan registrere bevægelse i lokalet og derved slukke for alle systemer, når der ikke har været registreret bevægelse i lokalet i et selvvalgt antal minutter. Derudover kan sensoren også benyttes til et alarmsystem, da den kan opfange bevægelser på tidspunkter, hvor der ikke bør være mennesker til stede i lokalet.

gadget Photo by Rahul Chakraborty on Unsplash

Gadgets gør konferencelokalet stilrent og professionelt

 

At benytte diverse gadgets til at optimere dit konferencelokale, behøver ikke at se hverken rodet eller forvirrende ud. Faktisk kan disse gadgets hjælpe dig til at opnå et mere strømlinet og rent miljø i lokalet. Dette sker blandt andet ved at benytte de omtalte AV-systemer eller touch-paneler, som samler mange funktioner i én enhed, hvorved du slipper for at have utallige fjernbetjeninger, inputs og knapper rundt omkring i lokalet.

Derudover kan der tilkøbes tilbehør til dine gadgets, som kan give dem et endnu mere moderne og minimalistisk look. Eksempelvis findes der rammer og monteringsbokse til dine gadgets.
Derudover kan du med fordel investere i tabletop-udstyr, som er en boks, der monteres i bordpladen. Heri findes et kontrolsystem, ligesom AV-udstyret, og derudover er der forskellige inputkanaler og mulighed for opbevaring af kabler. Når boksen er lukket, fremstår den blot som en lille, stilren metalplade, der er monteret i bordets overflade. Det er ikke kun godt design, det er også yderst effektivt, da det giver mulighed for at have disse funktioner i alle de borde, du ønsker og derved have alle mulighederne lige ved hånden.

Det stilrene og professionelle miljø siger meget om det overskud og engagement, der omtales i tidligere afsnit. Altså er konferencelokalets interiør, derunder også elektronisk udstyr, en stor del af den samlede oplevelse af konferencen. Oplevelsen vil formegentlig optimeres ved at befinde sig i et overskueligt og rent miljø, hvor den deltagende får opfattelsen af, at der er styr på tingene.

Hold dig opdateret

 

Er du interesseret i at benytte videokonferenceudstyr, audioudstyr, videoudstyr eller andre af de omtalte gadgets, vil du sandsynligvis også finde gavn i at holde dig opdateret på den teknologiske udvikling indenfor relevante gadgets.
Som nævnt tidligere, er verden i den grad blevet digitaliseret og udviklingen fortsætter med hastig fart. Som virksomhed i denne digitale verden vil der derfor naturligt være en forventning om, at konferenceoplevelsen følger med denne udvikling og lever op til de standarder, som der sættes for disse konferencer.

Ønsker du og din virksomhed at blive opfattet som en moderne og nytænkende virksomhed, er det derfor ikke nødvendigvis tilstrækkeligt at gøre brug af de omtalte gadgets. Det er også nødvendigt at holde sig opdateret på, hvad der med tiden kommer frem af nye og forbedrede løsninger, så virksomheden ikke pludseligt fremstår forældet trods brugen af teknologiske hjælpemidler. Nogle gode tips til at følge med i den hastige udvikling er:

  • Deltag selv i konferencer hos virksomheder, du ser op til. Observér hvilke smarte gadgets de benytter i deres konferencelokaler og vurder, og disse kan være nyttige i din virksomhed.

  • Hold dig opdateret på hjemmesider, der specialiserer sig indenfor emnet. Her hos neets.dk kan du altid finde relevante løsninger, og vi bestræber os på at blive ved med at udvikle nye, brugervenlige løsninger.

  • Læs om innovation og teknologisk udvikling online, for at holde dig selv opdateret omkring, hvad der sker indenfor den teknologiske verden og hvilken retning den bevæger sig i.

  • Sørg for at opgradere softwaren på de gadgets, du i forvejen benytter. Dette er vigtigt for at sikre den mest effektive ydelse af udstyret.

Du er nu klædt på til at optimere konferencelokalet

 

Virker det overvældende at skulle forbedre dit konferencelokale med gadgets, skal du blot huske på, at løsningerne gør netop det modsatte af at overvælde – de gør det hele nemmere.

Konkluderende kan det altså siges, at det er til stor fordel for din virksomhed og for konferencedeltagere, at optimere lokalet med digitalt udstyr. Ved brug af AV-udstyr, touch-paneler, sensorer og andre gadgets, gør du nemlig helhedsoplevelsen af konferencen bedre for alle involverede. Dette sker ved at:

  • Minimere tiden der bruges på at kontrollere diverse systemer
  • Forbedre indretningen og miljøet i konferencelokalet
  • Fremstille din virksomhed som værende professionel, kompetent og overskudsagtig