Skype for Business, Microsoft Teams og samarbejde på arbejdspladsen

Samarbejdsværktøjer - hvad er det? 
 

Samarbejdsværktøjer er essentielle for enhver type virksomhed, uanset størrelsen. Formålet med et samarbejdsredskab er at hjælpe medarbejdere og teams med at mødes, dele relevant materiale og information, styre opgaver og projekter, kommunikere med kunder og meget andet. Der findes mange typer samarbejdsredskaber på markedet, men tendensen går mod valg af integrerede platforme, som tilbyder alle disse funktioner samlet i et, så brugerne får en strømlinet oplevelse. Eksempler på disse integrerede kommunikations- og samarbejdsplatforme er Microsoft programmerne Skype for Business og Microsoft Teams.

 

Et eksempel på et professionelt kommunikationsredskab er et Unified Communication (UC) program, der kombinerer instant messaging/chat, tale og video. Denne type programmer har i høj grad påvirket måden, hvorpå virksomheder kommunikerer internt og eksternt. UC programmer fjerner på effektiv vis behovet for fysiske møder, da møder kan holdes online ved brug af tale og video i stedet. Dette kan optimere på en række områder; det minimerer rejsetid, mindsker forsinkelser, reducerer omkostninger forbundet med rejsetid og evt. leje og kontorlokaler, og så er det samtidig er mere miljøvenligt alternativ. UC programmer er vigtige for virksomheder med kontorer på flere lokationer, virksomheder som tilbyder fleksible ansættelsesvilkår eller virksomheder der outsourcer opgaver til eksterne partnere og freelancere.

 

Skype for Business 
 

Skype for Business, tidligere kendt som Lync, er Microsofts eget UC program. Skype for Business - uanset navn og form - har været tilgængeligt i flere år, og er kendt som et stabilt program med en bred vifte af funktioner. Det er derfor et af de bedst kendte kommunikationsprogrammer på markedet. Der findes to versioner af Skype for Business - Server og Online. Server er det program du installerer på egne servere i virksomheden eller køber som en service fra en privat cloud service udbyder. Modsat er Skype for Business Online hosted af Microsoft som en public cloud service. Microsoft har via integrationen med Office 365 og Microsoft 365 gjort Skype for Business nemt tilgængeligt som redskab til kommunikation og samarbejde for enhver virksomhed. 

 

Skype for Business’ funktioner 
 

Skype for Business tilbyder en række funktioner, der giver brugeren et væld af muligheder. Det er nemt at bruge overalt, da det er tilgængeligt som desktop app og mobil app så vel som via webbrowser. Programmet giver brugerne mulighed for at kommunikere alle steder fra og med ethvert device. Skype for Business er en hub til kommunikation pga. funktioner som bl.a.: 

• Integration med Outlook kalenderen giver mulighed for at gøre ethvert møde til et online møde - brugerne kan deltage i ethvert møde i deres Outlook kalender via Skype for Business
• Deling af indhold under et videomøde - brugerne kan dele deres skærm, et enkelt vindue, en PowerPoint præsentation, OneNote eller ethvert andet dokument fra OneDrive 
• Samarbejde i realtime - brugerne kan kommunikere via et videomøde og arbejde i det samme dokument samtidig 
• Optagelse af møder, så de kan arkiveres for fremtidig reference 
• Mulighed for at gemme beskeder, der bliver sendt under videomødet, i en mappe i Outlook 
• Live udsendelse af møder - mulighed for at indbyde tusindvis af mennesker til et møde, hvilket er perfekt til meget store videokonferencer, professionelle kurser og træning osv.
• Afstemning blandt brugere under mødet 

Hvis du allerede har Skype for Business, kan det være, at der er nogle relevante funktioner, som du endnu ikke gør brug af! Det kan være værd at se på dine nuværende rutiner for at tjekke om du kan optimere dem med Skype for Business. Du kan læse mere om Skype for Business på deres officielle website.

Hvad sker der med Skype for Business - udgår det?

 

Der findes som nævnt to versioner af Skype for Business. Microsoft meddelte i 2017, at Skype for Business online langsomt bliver udfaset. Microsoft anbefaler i stedet brugerne til at opgradere til Microsoft Teams, som er et værktøj, der kombinerer kommunikation og samarbejde i en applikation. Mange mindre virksomheder med en Office 365 licens, og som ikke aktivt bruger Skype for Business, er rent faktisk allerede automatisk blevet opgraderet til Microsoft Teams. Skype for Business er ligeledes heller ikke længere tilgængelig i Office 365, hvis virksomheden investerer i en licens.

 

Hvad er Microsoft Teams, og hvorfor erstatter Microsoft Skype for Business?

 

Måden, hvorpå vi arbejder, har ændret sig. Medarbejdere arbejder oftere fra andre placeringer, f.eks. hjemmefra, og samarbejder tættere mellem afdelinger eller med eksterne partnere. Dette skift stiller krav til de værktøjer vi bruger i kommunikationen, så de understøtter medarbejdernes behov - en problemfri og strømlinet kommunikations- og samarbejdsoplevelse. Microsoft Teams kan ses som den næste generation af Microsoft værktøjer til samarbejde i virksomheder. Det er et cloud-baseret UC (Unified Communication) redskab og er Microsofts svar på lignende løsninger på markedet som f.eks. Slack, Google Hangouts og Cisco Webex.

Teams er et chat-baseret program, der giver mulighed for at sende beskeder til enkeltpersoner eller grupper samlet i en tråd eller samtale, hvilket betyder, at beskederne gemmes og er øjeblikkeligt tilgængelige, hvis programmet lukkes og åbnes igen - ganske som i de chat apps vi kender fra privat brug. Brugerne kan oprette teams eller grupper, og i disse teams kan de oprette kanaler for at kategorisere kommunikationen. Microsoft Teams giver desuden mulighed for gæsteadgang, så det er muligt at invitere personer ind i udvalgte kanaler, selvom vedkommende ikke er en del af virksomheden; det giver adgang til beskeder, møder og filer, som bliver delt i denne kanal, hvilket i særdeleshed er nyttigt for kommunikation med samarbejdspartnere i projekter, kunder såvel som leverandører.

 

Andre Microsoft Teams funktioner

 

• Opkald. Brugerne kan foretage voice over IP opkald til og fra fastnet- og mobiltelefoner, der er tilknyttet det offentlige telefonnet - ganske som det er muligt med Skype for Business. Andre opkaldsfunktioner omfatter voicemail og speed dial.
• Gruppechat. Brugerne behøver ikke oprette separate teams eller kanaler for at kommunikere med flere personer på samme tid. De kan ganske enkelte invitere andre ind i en individuel chat og derved gøre det til en gruppechat.
• Videomøder. Teams kan afholde videomøder direkte i en kanals chatvindue. Disse videoer er tilgængelige for alle, der har adgang til kanalen, og videoen bliver vist i chatvinduet, hvilket hjælper brugerne med at holde overblik over kommunikationen i teamet.
• Planlægning af møder for teams. Møder kan planlægges direkte i teamets kanal i programmet, eller de kan planlægges via Outlook kalenderen.
• Fildeling. Filer kan deles gennem teamets chatvindue. Der bliver samtidig automatisk oprettet et SharePoint site, når der oprettes et team, hvori der oprettes undermapper for hver enkelt kanal. Det skaber en organiseret opbevaring af alle filer, der deles i teamet.
• Bogmærker. Besked med vigtige informationer, eller beskeder som indeholder filer kan markeres med bogmærke, så de er hurtige at tilgå fremover.
• Søgefunktioner. Microsoft Teams har en imponerende søgefunktion, der giver brugerne mulighed for at søge efter andre brugere, specifikke beskeder eller filer, som er blevet delt. Du kan desuden ved at skrive bestemte kommandoer i søgefeltet få vist specifikt indhold som f.eks. Wikipedia artikler eller YouTube videoer, som derefter kan deles med andre brugere i teamet.
• Andre apps. Microsoft Teams giver mulighed for integration til en række tredjeparts applikationer gennem deres Microsoft Teams Store. Disse apps kan udbygge og udvide Microsoft Teams' funktionalitet, facilitere opgavestyring, understøtte brugernes produktivitet og meget andet. MailChimp, Asana, Zendesk og Adobe Creative Cloud er eksempler på populære app integrationer. Du kan finde flere i  Microsoft Teams App Store her.

 

Hvorfor kan Microsoft Teams være en god ide?

 

1. En platform til enhver type kommunikation

Microsoft har med succes integreret kommunikation via tekst, lyd- og videoopkald samt fildeling i en brugerflade, hvilket betyder brugerne kan klare det hele via Teams.

2. Hurtigere og nemmere end nogensinde for teams at mødes

Brugerne behøver ikke længere at bruge ekstern software, logge ind eller bruge særlige links og koder for at tilgå online møder, da alt nu er tilgængeligt et sted. Som bruger skal du blot bruge et enkelt klik for at deltage i mødet.

3. Organiseret fildeling

Alle de filer, der deles via Microsoft Teams, placeres i flere sektioner for nem adgang. Filerne opbevares via et SharePoint site, hvor Microsoft Teams danner en filstruktur til brugerne for at hjælpe med at holde filerne organiserede. Filerne opbevares desuden i cloud'en, så det er muligt at arbejde sammen om dem i real-time og den seneste version af filen er dermed altid tilgængelig.

4. Chat historik

Chats bliver - modsat i en standard email indbakke - samlet i tråde og er samtidig søgbare. Det betyder, at det er nemmere at finde enhver information, der blev sendt tidligere uden at skulle scrolle igennem utallige besked - og indbakker.

 

Hvad er ulemperne ved Microsoft Teams?

 

Der er maser af fordele for en virksomhed ved at bruge Microsoft Teams - eller faktisk ved brug af ethvert lignende samarbejdsværktøj, men der er naturligvis også nogle udfordringer og ulemper.

Virksomheden kan opleve en del intern modstand omkring at skifte til et digital "arbejdsrum", da særligt medarbejdere, som har været vante til en mere traditionel arbejdsgang, kan opleve denne ændring som en trussel. F.eks. kan det være en svær vane for mange at bryde, hvis medarbejderne i mange år har været vante til at bruge Outlook til intern kommunikation.

Den største ulempe ved Microsoft Teams er, at det er en relativt ny applikation, og der dermed stadig kan gøres en del for at opnå en helt igennem problemfri og strømlinet integration mellem alle Office 365 apps. Endvidere har videoopkald via Microsoft Teams - til trods for deres gode kvalitet - ikke helt samme funktioner som Skype for Business endnu, men det er tydeligt at Microsoft arbejder hårdt på at tilføje disse funktioner løbende.

 

Hardware til at understøtte samarbejdet i virksomheden

 

Virksomheden er naturligvis også nødsaget til at investere i den nødvendige hardware, som kan muliggøre brug af værktøjer til samarbejde som de typer vi netop har beskrevet. Hvis virksomheden vælger cloud-baseret infrastruktur og samarbejdsværktøjer, er det vigtigt at overveje om internetforbindelsen af stabil. De fleste cloud-baserede apps, specielt dem til videokonference, kræver relativt meget båndbredde for at køre uden problemer. Desuden kræver det digitale samarbejde også lyd- og videoenheder, som kan sikre, at kommunikationen bliver en succes. Nogle gange kan lyd- og billedkvaliteten i den medfølgende hardware på en laptop eller andre enheder være utilstrækkelig, specielt ved møder i større rum. Vi vil derfor altid anbefale at investere i udstyr, der er lavet specifikt til dette formål. Dvs. mikrofon, webkamera, højtalere - eller endnu bedre; en videokonference hub med alle disse funktioner samlet i et

Vores konklusion er, at værktøjer til samarbejde i virksomheden - og i dette tilfælde Microsoft Teams - absolut er en værdifuld investering, når det skaber et mere digitalt arbejdsrum. Værktøjer til samarbejde i virksomheden kan understøtte større fleksibilitet for medarbejderne, øge produktiviteten og optimere en række processer i virksomheden. Samtidig vil virksomheder, der tager fordelene ved teknologifunktioner til sig, være bedre positioneret i forhold til at tiltrække de yngre, globale og mere digital medarbejdere, være mere strømlinede i deres processer, arbejde mere agilt og fremme innovation.