Det kan blive dyrt for din virksomhed at spare på teknologien

04 mar 2019 by Michael J. Christensen

læsetid: 8 minutter

Det kan være fristende at bruge færre penge på IT for at få tallene til at se bedre ud. Vi mener imidlertid, at det kan virke mod hensigten. Det er bedre at se teknologi som en investering, der kan forbedre din virksomheds rentabilitet på den lange bane.

Det kan være temmelig dyrt at købe professionelt kontorudstyr, og det kan blive meget dyrt for din virksomhed, hvis du bruger penge på teknologisk isenkram uden at planlægge det ordentligt. I dette indlæg vil vi snakke om, hvad der skal overvejes, når man køber ny teknologi, og hvilke typer teknologi vi mener er en god investering for enhver virksomhed. Kriterierne for at komme med på listen er, at teknologien enten er direkte udgiftsreducerende eller gør processerne mere effektive (at der spares penge i det lange løb).


Du ved godt, hvor frustrerende det kan være, hvis dine udgifter til virksomheden løber løbsk. Din virksomhed kan have fået nogle store ordrer i hus, og omsætningen er stor, men på grund af driftsudgifterne til virksomheden har du måske meget lidt tilovers. Du kunne måske have lyst til at tage højere priser hos kunderne for at øge din overskudsmargin, men hvis du gør det, risikerer du, at kunderne tvinges til at skifte til en konkurrent.

Det giver dig kun én mulighed – at se nærmere på dine aktiviteter og undersøge, hvad du kan gøre for at reducere dine udgifter. Takket være teknologien er der mange handlemuligheder. Brug af teknologi for at spare penge gennemføres bedst, når man ikke er under pres. Det er vigtigt, at du tager dig god tid til at finde frem til, hvilken teknologi der virker bedst for din virksomhed.

Uanset at teknologi gør forretningsprocesserne nemmere, må man erkende, at den også kan være årsag til uforudsete udgifter. For eksempel kan den strøm, der er nødvendig for at holde lys/skærme/projektorer i mødelokaler tændt hele tiden, øge dine elregninger betragteligt.

Hos Neets handler det om at skabe smart teknologi, der hjælper dig med at få mest muligt ud af udstyret i dit mødelokale. En af vores løsninger er en kontrolenhed, der tilsluttes alt dit udstyr og tænder og slukker det automatisk, når lokalet er i brug. Se mere om automatiske kontrolsystemer her.

Teknologi skal gøre det nemmere at drive forretning og få tingene til at glide. Det er ikke meningen, at den skal gøre det dyrere for dig.

Find det 'rigtige' udstyr

Når du investerer i teknologi, betyder det ikke uden videre, at du kan klare økonomiske nedgangstider. Et forkert køb kan ende med  langsommelige forretningsprocesser, som kan være dyrere i det lange løb. Det er derfor afgørende at foretage en grundig analyse af alt det købte udstyr for at sikre, at investeringen giver større udbytte – hvad enten det er i form af besparelser på el eller strømlining af processer, tidsbesparelser eller øget produktivitet.

Når du investerer i udstyr, skal du tage dig god tid til at vurdere din virksomheds behov. Det udstyr, du køber, skal passe til dine formål.
Nogle af de spørgsmål, du kan stille dig selv, er –

  • Skal udstyret dække et konkret behov?
  • Forsøger du at øge produktiviteten?
  • Vil udstyret give dig en konkurrencefordel?
  • Vil det gøre kontorfaciliteterne mere brugbare?

Køb først udstyret, når du har besvaret disse og flere spørgsmål.

At høre en udenforståendes mening er en sikker metode til at afgøre, om udstyret er det rigtige. Om nødvendigt kan du få en ekstern konsulent til at hjælpe med at vurdere din virksomheds behov, før du bliver rådgivet om køb. Dette gøres som regel via cost-benefitanalyser, som fremhæver fordele og ulemper ved forskellige typer udstyr.

Begræns mængden af udstyr

Teknologiske investeringer handler ikke kun om at få så meget udstyr som muligt. I stedet bør de handle om at afklare, hvad der kan gennemføres med samme udstyr – så du ikke ender i en situation, hvor du har brugt en masse penge på flere værktøjer, der har de samme funktioner, og med kontorerne fyldt med unødvendige værktøjer – og øgede driftsomkostninger oveni.

Der findes forskellige strategier, som kan bruges til at reducere mængden af udstyr i en virksomhed. For det første, så noter alt det ned, som dit udstyr gerne skal kunne klare. Når det er på plads, skal du undersøge forskellige former for udstyr, som kan klare de ønskede opgaver. Du kan lave et regneark med lister over de forskellige opgaver, som forskellige typer værktøjer udfører. Hovedformålet er at få udstyr, som kan udføre så mange opgaver som muligt.

Invester i automatisering, der forenkler processerne, og øg produktiviteten

Automatisering giver organisationer/virksomheder gode muligheder for at skabe værdi med teknologi. Det danner grundlag for, at du kan sætte skub i processerne, reducere omkostningerne og iværksætte nye driftsmodeller. Automatisering kan gøre alle former for arbejdsprocesser nemmere. Hvis man for eksempel tager mødestyring, så kan det virke overvældende, hvor mange faktorer der skal tages højde for ved planlægningen. Værten for mødet skal:

  • Finde en dag og et tidspunkt, der passer de fleste af mødedeltagerne
  • Finde et mødelokale af den rette størrelse og med den rette kapacitet og det nødvendige udstyr
  • Finde ud af, hvornår og hvor længe mødelokalet er ledigt

Det må ikke være stressende og tidskrævende at planlægge et møde, og teknologi kan være en stor hjælp til at automatisere disse processer og gøre det nemt at se, om der er ledige lokaler, hvem der skal bruge dem, og hvornår de bliver ledige igen. Det kunne derfor være en ide at investere i planlægningssoftware til mødelokaler og digital skiltning, som hænger i receptionsområder og uden for de forskellige mødelokaler. De kan:

  • Vise, om der er ledige lokaler
  • Vise, hvornår og hvor længe lokalerne er ledige
  • Hjælpe mødedeltagerne med at finde det rigtige lokale

Automatisering af disse processer kan spare medarbejderne for en masse tid og frustration, udnytte mødefaciliteterne bedst muligt, øge produktiviteten og medvirke til, at møder begynder og slutter til tiden.

Laptop on the desk Foto | Erik Mclean på Unsplash

Politik for fjernarbejde

Omkostningerne til kontorhold kan være meget høje, og endnu højere, hvis din virksomhed er ny, eller der ikke er ret mange medarbejdere. Omkostningerne omfatter leje, el, vand og varme, fysisk udstyr, rejseudgifter for medarbejdere, der tager på kundebesøg, og meget andet. Medarbejderne bruger desuden mange penge hver måned på transport til og fra arbejde. Der er også skjulte omkostninger for en organisation – medarbejdere, som kommer for sent på arbejde på grund af trafikken eller af andre årsager. En undersøgelse i Storbritannien fra 2012 viste for eksempel, at det koster den britiske økonomi over 9 milliarder pund om året, at medarbejdere kommer for sent!

Nogle af disse omkostninger kan nedbringes ved at indføre en politik for fjernarbejde, hvilket giver medarbejderne større mulighed for at arbejde hjemmefra og giver din virksomhed mulighed for at rekruttere dygtige medarbejdere i andre byer eller lande.

Efterhånden som internettet er modnet og data blevet billigere, er fjernarbejde blevet den meste populære arbejdsform. Udgifterne til data og samarbejdsværktøjer er ganske små i sammenligning med ovennævnte udgifter. De dage er forbi, hvor samarbejds- og videokonferenceværktøjer var forbeholdt store virksomheder. De teknologiske fremskridt har også gjort det muligt for mindre virksomheder at nyde godt af telearbejde og dermed spare tid og penge.

Når det er sagt, er en virksomhed nødt til at investere i de rigtige værktøjer for at indføre fjernarbejde. VoIP-telefon er også et vigtigt værktøj, som muliggør kommunikation mellem medarbejdere. VoIP leverer samme service som en fastnettelefon via din internetforbindelse i stedet for et telefonselskab. Kvaliteten på samtalerne er lige så god – om ikke bedre – end fastnettelefonen, og omkostningerne er betydeligt lavere. Skype er et eksempel på en VoIP-service. Andre vigtige værktøjer omfatter videokonferenceløsninger i mødelokaler, f.eks. skærme, webkameraer, mikrofoner og lydsystemer.

 

Energibesparende teknologi

Klimaet og miljøet er blevet nogle af verdens vigtigste fokusområder. Folk skrider til handling, ændrer livsstil og ændrer den teknologi, de bruger, i forsøget på at nedbringe deres miljøpåvirkning. Nogle af disse tiltag består i at gøre kontorer mere energieffektive, genanvendelse og begrænsning af brugen af papir.

En yderligere fordel ved at indføre energieffektiv teknologi, bortset fra de helt klare miljøfordele, er at det kan medføre store besparelser for din virksomhed. En anden fordel er, at denne form for teknologi ikke kræver enorme investeringer. Simple udskiftninger, som f.eks. udskiftning af glødepærer med LED, kan reducere energiforbruget med næsten 75 %. For at sætte tingene i perspektiv, så vurderes det, at hvis man installerer en enkelt CFL-pære, har man sparet helt op til DK 500 i eludgifter, når pærens levetid er til ende. Tænk så på, hvor meget du kan spare ved at udskifte alle glødepærerne i din organisation!

Andre former for miljøvenlig teknologi, som kan installeres, er automatiske kontrolsystemer med bevægelsessensorer. Disse kan opdage, om et lokale er i brug, og automatisk slukke lys og udstyr, når det ikke er i brug. Vi har alle oplevet at komme på arbejde om morgenen og opdage, at alt lys og udstyr stadig er tændt, fordi nogen har glemt at slukke, før de gik hjem! Over tid kan det have en stor positiv indvirkning på dit energiforbrug at indføre sådan et kontrolsystem. ​

 

Et papirløst system

At blive papirløs har fordele ud over de rent miljømæssige. Papirdokumenter og arkivskabe har været måden at systematisere informationer på i årtier. Folk har nu indset, at papir er en både dyr og ineffektiv måde at styre informationer på, så de vælger en af de mange elektroniske dokumentstyringsservices, der findes i dag. Det tager selvfølgelig tid og kræfter at blive papirløs, men resultatet bliver en mere effektiv og konkurrencedygtig virksomhed, hvor informationsdelingen er nemmere og mere strømlinet, og medarbejdernes tid kan dedikeres til mere produktivt arbejde.

Overvej cloud-lagring

Cloud-computing er en teknologi, du ikke har råd til ikke at have i din organisation. Cloud-lagring betyder lagring af dine oplysninger på internettet (digitalt). I modsætning til ældre lagringssystemer, som kræver in-house servers, gemmer cloud-lagring dine oplysninger offsite. En stor fordel ved denne metode er, at den er billig og giver dine medarbejdere mulighed for at tilgå data fra et hvilket som helst sted i verden, hvor der er internetforbindelse. Cloud-computing er en vigtig del af implementeringen af politikker for fjernarbejde og overgang til papirløshed i en organisation.

Cloud-lagring er nemt at bruge. Medarbejderne skal blot trække og slippe filerne i skyen. Oplysningerne bliver lagret næsten øjeblikkeligt. Man behøver ikke have nogen teknisk viden for at gøre det. Hvis din organisation bliver ramt af en katastrofe, for eksempel brand, er der ingen grund til at gå i panik, for du kan nemt gendanne dine data igen. Cloud-lagring kan ses som en backup-plan. De fjernlagrede data kan hentes når som helst.

Efterhånden som din organisation vokser, gør cloud-lagring det muligt at opskalere. Hvis du har brug for mere plads, giver skyen dig mulighed for at tilpasse dit hostingmiljø i forhold til de underliggende behov. Du har en høj grad af fleksibilitet, som ikke kan opnås med traditionelle lagringssystemer.

Opsummering

Teknologi kan være revolutionerende af mange grunde – og begrænsning af virksomhedens omkostninger er afgjort en af dem. Det overordnede mål med at købe ny teknologi bør altid være optimering, forbedring og effektivisering af dine forretningsprocesser. På den måde kan du sikre, at dine udgifter til teknologi er en investering og ikke en omkostning. De forskellige strategier, der er nævnt herover, giver dig en ide om, hvilke typer teknologi der kan hjælpe dig med at nå netop det mål. Nu er det op til dig at afgøre, hvad der giver mening for din virksomhed, og hvordan du kan komme i gang med at planlægge din næste teknologiinvestering.