Videokonference

Alt du behøver at vide om det

 

Videokonference

 

Videokonference er online kommunikation mellem to eller flere personer. Videokonference deltagere bliver forbundet til et live videomøde via en platform, hvor de kan se og høre hinanden så vel som bruge andre funktioner som chat beskeder eller skærmdeling. Videokonferencer har flere fordele for både medarbejdere og virksomheder; men det kræver det rigtige udstyr og en god digital infrastruktur at supportere det.

Lær mere om:

→ Videokonference udstyr og løsninger

→ Typiske funktioner ved videokonference løsninger

→ Fordelene ved videokonference løsninger

→ Sådan vælger du den rigtige videokonference løsning

→ Videokonference løsninger og systemer til forskellige lokalestørrelser

Videokonference udstyr og løsninger

‘Videokonference’ er muligvis bedst kendt som en fagbegreb. For de fleste vil brand navnene på leverandører af videokonference løsninger’ være mere udbredt til at beskrive denne type online møder - f.eks. som ‘Skype kald, ‘Skype møde’, ‘Zoom møde’ osv.

Videokonference er dog mere end det. Der findes forskellige typer videokonference løsninger:

1. Hardware – Disse enheder, som også kaldes hard codecs, er udviklet specifikt til lyd- eller videokonference, hvilket betyder, at brugerne ikke behøver medbringe deres egne computere for at deltage i opkaldet. Eksempler herpå kan være alt fra IP telefoner til fuldt-integrerede, dedikerede end-point løsninger fra producenter som Cisco og Polycom. 

2. Soft client – videokonference software, som skal downloades og installeres på en af brugerens enheder, som understøtter lyd og video (laptop, tablet, smartphone) og som skal forbindes via virksomhedens netværk for at bruges. Denne software kan bruges i konferencelokalets løsninger, men kræver ekstra hardware (mikofoner, kameraer, display osv.) for at fungere. IT afdelingen har ansvaret for opsætning, konfiguration, sikkerhed, vedligeholdelse og software opdateringer. Et eksempel er Skype for Business Server Edition. 

3. Cloud services – Cloud-baserede videokonference applikationer eller programmer, som har løst nogle af de tidligere udfordringer med ældre versioner af videokonference programmer, som stillede store krav til data og netværkssikkerhed. Cloud services er typisk licensbaserede; det reducerer opstartsomkostningerne, det sikrer kompatibilitet med alle enheder, det gør det nemt at skalere (dvs. tilføje flere brugere), og udbyderen har ansvaret for vedligeholdelse, opdatering og sikkerhed. Eksempler herpå er Skype for Business OnlineWebexBlueJeans, GoToMeeting, Google Hangouts, Zoom m.fl. 

 

Hvad er de typiske funktioner ved en videokonference løsning?

De fleste videokonference løsninger har nogle standard funktioner, der anses for must-have af brugerne. Andre funktioner kan være bonus afhængigt af, hvad den enkelte virksomhed bruger løsningen til. Nogle eksempler på funktioner er:

  • Online dashboards til administration og afrapportering
  • Sikkerhed: kryptering og autentificering
  • Kompatibilitet mellem enheder
  • Brugervenligt interface
  • Skalerbarhed (i forhold til antal brugere på licensen og antal deltagere i et online møde)
  • Live chat
  • Virtuelt møderum
  • Optagelse og deling af møde
  • Integration med andre apps som kalender, CRM, email marketing og lead genererings programmer
Skype on the smartphone

Fordelene ved videokonference løsninger

Tid er penge, og det er specielt relevant for virksomheder! Den største fordel ved videokonferencer er, at det giver næsten samme oplevelse som et fysisk møde - uden rejsetid og -omkostninger. Det betyder, at medarbejderne har større frihed og fleksibilitet i forhold til at kommunikere med deres kolleger, eksterne samarbejdspartnere og kunder uden at kompromittere kvalitet og oplevelse af kommunikationen. Størstedelen af den arbejdsrelaterede kommunikation foregår via tekst på email og chat eller over telefonen. Videokonference tilfører en ekstra dimension; folk kan se hinanden og opfange de visuelle signaler som ansigtsudtryk og kropssprog, hvilket alt sammen er med til at skabe bedre forståelse mellem afsender og modtager af kommunikationen.

En anden fordel er, at online kommunikation ofte er kortere og mere præcis en fysiske møder. I de fysiske møder føler de fleste sig forpligtede til at tale lidt om løst og fast for at "bryde isen". Det er ikke nødvendigt ved en videokonference; deltagerne kan gå direkte til agendaen og derved spare tid, som kan bruges på andre opgaver. 

Endelig kan videokonference også hjælpe medarbejderne med at opnå en bedre work-life balance, da de har mulighed for at arbejde hjemmefra, men bevare muligheden for at kommunikere effektivt med andre.

Fordelene ved videokonference kan opsummeres således:

  • Lavere omkostninger
  • Opbygning af relationer
  • Øget produktivitet
  • Reduceret rejsetid
  • Forbedret work-life balance

 

 

Book en demo af AV udstyr fra Neets 

Er du interesseret i at lære mere om det AV udstyr Neets tilbyder, og hvordan en Neets installation kan forbedre dit mødelokale?

Udfyld dine kontakt informationer i vores 'Book en demo' formular, så kontakter vi dig for at høre mere om lige præcis dine behov, så vi kan finde den rigtige forhandler til dig.

Get in Touch with Neets icon

Skriv venligst for- og efternavn
Skriv venligst din virksomheds navn
Skriv venligst din mail adresse
Skriv venligst dit mobilnummer
Evt. kommentarer til din henvendelse, hvilke produkter er du interesseret i osv.

Sådan vælger du den rigtige videokonference løsning 

 

Som nævnt findes der er mange forskellige muligheder, når det handler om videokonference, og det kan være overvælgende at finde ud af, hvilken løsning der er den rigtige for din virksomhed. Her er nogle spørgsmål, som kan hjælpe dig med at kortlægge dine behov før du kontakter udbydere omkring en løsning: 

1. Har vi mere end en lokation? Hvis ja, hvor mange lokationer skal vi forbinde? 

2. Har flere medarbejdere hjemmearbejdsplads? 

3. Hvor mange medarbejdere har behov for videokonference muligheder? 

4. Hvor mange af virksomhedens mødelokaler behøver video faciliteter? 

5. Hvor ofte kommer vi til at anvende videokonference? 

6. Hvilke typer enheder skal løsningen være kompatibel med? (PC, Mac ®, iOs, Android ™, andre typer video hardware) 

7. Hvordan vil medarbejderne bruge videokonference? (1:1 møder, multiway kommunikation, large-scale videokonferencer) 

8. Har brugerne teknisk forståelse / nemt ved at lære ny teknologi? 

9. Hvilke funktioner er nødvendige / must-haves? 

Svarene på disse spørgsmål kan hjælpe dig til bedre at forstå virksomhedens behov, hvilken løsning der er bedst, hvor meget du er villig til at investere og en række andre faktorer. 

 

A videoconferencing solution requires the right equipment setup

Huddle room? Conference room? Daily video meetings?
The Neets Solution Guide helps you find the right AV equipment setup for YOUR meeting spaces and YOUR specific need

Try it out

En all-in-one hardware videokonference løsning fra Neets

Når videokonference software eller cloud-baserede applikationer anvendes, er det som nævnt tidligere nødvendigt med understøttende infrastruktur og hardware - specielt til gruppemøder eller opkald i mødelokaler. Udover brugerens enhed (laptop, tablet, smartphone) kan det være nødvendigt med et større TV eller display, mikrofoner, kamera, højtalere og en stabil internetforbindelse i mødelokalet. Det sikrer, at alle i lokalet - både her og i den anden ende af opkaldet - kan ses og høres tydeligt, uden forsinkelse eller forvrængninger. 

De samlede omkostninger til indkøb af individuelle produkter kan hurtigt blive højere end investeringen i en all-in-one løsningen som f.eks. Collabo by Neets. Med Collabo installeret i mødelokalet er der ikke behov for andet udstyr til videokonferencerne, da  Collabo tilbyder lyd, video og kablet internetforbindelse gennem blot ET enkelt USB kabel. Collabo forbindes til skærmen i mødelokalet med via HDMI og herefter skal brugeren blot forbinde sin computer med USB stikket; et utroligt nemt setup, der kan bruges til alle typer samarbejde, der omfatter video.

 

 

 

 

Book en demo af AV udstyr fra Neets 

Er du interesseret i at lære mere om det AV udstyr Neets tilbyder, og hvordan en Neets installation kan forbedre dit mødelokale?

Udfyld dine kontakt informationer i vores 'Book en demo' formular, så kontakter vi dig for at høre mere om lige præcis dine behov, så vi kan finde den rigtige forhandler til dig.

Get in Touch with Neets icon

Skriv venligst for- og efternavn
Skriv venligst din virksomheds navn
Skriv venligst din mail adresse
Skriv venligst dit mobilnummer
Evt. kommentarer til din henvendelse, hvilke produkter er du interesseret i osv.